ペーパーレス化

当社では、金沢本社の増築工事が完了し、先月末に引越し作業を行いました。

その際、事前に「紙の図面や書類など、モノはなるべく減らすこと」という指示があり、過去に関わった案件のファイルはすべて処分しました。処分したファイルの中身はというと、打合せ議事録、変更や朱書きされた図面、カタログのコピーなど、パソコン内に保管しているものも多く、完了した後に見返すことが無かったものだと気づかされました。

ただ、私自身は、会社から指示がある少し前から「紙を使わないように」と意識して業務を進めていました。

きっかけは昨年秋、ある会社がフリーアドレス化に移行したという話を聞いたからでした。社員全員から問題点を聴き取り、どのような対策をとるべきかを協議し、PC環境の整備やシステムの構築、社内環境の変更やルール作りなど、ハード面、ソフト面と少しずつ修正しながら4、5年かけてようやく整ってきたと話をされていました。しかしその最初の一歩は、社員に「持ち物はダンボール一つだけ残す」ことを許可し、他はすべて処分したことだったそうです。

文書データはPDFにエクスポートし、必要な書込みはPDF上で行い、メールに添付すれば、一切紙を出すことなく済んでしまいます。図面も同様です。

図面のチェックなどは紙で行いたいと思いますが、ペーパーレス化の取組みは紙を残すことより効率がいいと実感しています。

目下、私の課題はPC内のファルダやファイルの管理方法です。これらが煩雑になってしまうと、ペーパーレス化も意味がありません。

新しい社屋に移り、きれいですっきりした部屋はとても気持ちがいいです。

この環境を維持できるよう、一つ一つの課題をクリアしながら、ペーパーレス化に取り組んでいこうと思います。　R.O.